Smart working o no, la posta elettronica è lo strumento di comunicazione aziendale per eccellenza: ogni giorno inviamo e riceviamo tantissime email ed è per questo che dobbiamo poter accedere alla nostra casella da qualunque luogo, in ogni momento. Per fare questo possiamo configurare la nostra casella su tutti i nostri dispositivi, come ad esempio il PC di lavoro o il nostro smartphone. Ma come si configura correttamente una casella di posta?

POP o IMAP?

Una delle prime cose che il tuo programma (o app, nel caso di uno smartphone) di posta ti chiede è di scegliere se impostare la casella con il protocollo POP o IMAP.

Entrambe le configurazioni ti permettono di ricevere le email e di creare cartelle per ordinare i messaggi ma la vera differenza è come lavorano questi due protocolli.
Il POP scarica i contenuti dal server di posta, ovvero l’entità adibita alla ricezione e all’invio delle email, e salva sul dispositivo tutte le comunicazioni, senza che vi sia poi un allineamento tra server e dispositivo. L’IMAP, invece, lavora direttamente in comunicazione sul server.

Il protocollo POP è pensato per gestire la casella da un singolo dispositivo e ti permette di poter accedere alle tue email anche se non sei connesso alla rete. Ormai è obsoleto perché quotidianamente facciamo accesso all’email da diversi dispositivi e in questo modo ognuno di essi avrà una sua copia locale e le modifiche effettuate (cancellazione, smistamento in sottocartelle) non hanno effetti sugli altri dispositivi. Inoltre, i messaggi inviati restano sempre e solo sul dispositivo da cui partono.

Il protocollo IMAP invece ricorre proprio alla sincronizzazione di tutti i messaggi tra i vari dispositivi, permettendo anche di vedere lo stesso contenuto per i messaggi inviati. In questo caso, però, ogni modifica effettuata impatterà anche sugli altri.

Il nostro consiglio è quello di organizzarsi per adottare sempre la configurazione in IMAP.

Con quale protocollo i miei messaggi sono al sicuro?

In entrambi i casi, POP o IMAP che sia, bisogna prestare attenzione al salvataggio dei messaggi di posta.

Il protocollo POP, a seconda di come viene configurato, può:

  • lasciare i messaggi sul server (che nel tempo si saturerà)
  • cancellare i messaggi dal server dopo un numero definito di giorni (lasciando l’unica copia dei messaggi sui dispositivi in uso)
  • cancellare i messaggi dal server all’atto della cancellazione locale

L’unico modo per essere sicuri di non perdere nulla, soprattutto nel caso dei messaggi inviati che restano in locale, è dotare i dispositivi di un piano di backup che includa i profili di posta.

Con la configurazione in IMAP, invece, cancellando dal programma o dall’app, cancellerai sempre il contenuto direttamente dal server. Se il server di posta prevede un cestino, però, avrai una finestra temporale entro la quale poter recuperare i messaggi. La cosa migliore, in questo caso, è affidarsi a un servizio di archiviazione, il miglior modo per prevenire rimozioni accidentali.