La produttività di un’azienda passa anche dall'organizzazione del lavoro. Il calendario condiviso online può rappresentare un valido strumento per migliorare la comunicazione nel proprio gruppo e, di conseguenza, facilitare il raggiungimento degli obiettivi.

Di cosa si tratta? È un calendario che può essere gestito online ed è visualizzabile su computer, tablet e smartphone; ma, soprattutto, è uno strumento che può essere condiviso con i collaboratori dell’azienda e, volendo, pure con i clienti. In quel modo, tutti saranno al corrente degli impegni settimanali e mensili degli altri. Sarà dunque impossibile dimenticarsi di una riunione, delle scadenze di un progetto o dei giorni di assenza dei propri collaboratori.

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Calendario condiviso online: uno strumento ancora poco conosciuto per lavorare in cloud

Il calendario condiviso consente di organizzare al meglio tempi e appuntamenti lavorativi, dando modo a tutti i membri del team di conoscere date e orari delle riunioni, scadenze in vista, giorni di ferie o di permesso dei colleghi. Insomma, si tratta di uno strumento non solo utile, ma ormai indispensabile per qualunque organizzazione lavorativa, indipendentemente dalla dimensione.
Grazie al calendario condiviso online, è possibile organizzare delle riunioni di gruppo anche se gli altri membri non sono presenti in ufficio. Basta controllare i loro impegni, trovare una finestra di tempo in cui tutti siano disponibili e inviare gli inviti, con la certezza che non saranno necessari lunghissimi giri di e-mail per mettere tutti d’accordo. Questo strumento permette anche di organizzare il calendario delle vacanze nel giro di pochissimo tempo: sarà sufficiente indicare le date scelte, in modo che il resto del team possa saperlo e regolarsi di conseguenza.

Case Study

Sei un società di consulenza? Hai una segretaria che ti gestisce l’agenda settimanale? Potresti decidere di abbandonare il caro, vecchio calendario cartaceo e di fare un salto nel futuro con quello condiviso, in formato digitale. Ti permetterà di fissare in tempo reale gli appuntamenti con i clienti, consultando i tuoi e i loro programmi e trovando il momento giusto per incontrarli. Ma l’utilizzo di questo strumento non dev’essere circoscritto soltanto all’aspetto della gestione della propria agenda. Può rappresentare un valido supporto nella programmazione di eventi o nell’organizzazione e gestione di corsi online.

È anche possibile rendere visibile a tutti il proprio calendario condiviso, pubblicandolo in un’apposita pagina del proprio sito web. Questo permetterà ai clienti di consultarlo ed eventualmente prenotare un appuntamento con noi: dovranno soltanto scrivere il proprio nome sotto il giorno desiderato, indicando l’orario.
Infine, il calendario condiviso può entrare a far parte di un unico sistema integrato, composto da centralino VoIP, servizi di videoconferenza, NextCloud ed editing.

Co-editing in cloud per inquinare meno

I file di testo o di calcolo possono essere gestiti in cloud, così da permettere a tutto il gruppo aziendale di collaborare e di lavorare sugli stessi documenti in simultanea, utilizzando qualsiasi supporto (smartphone, tablet o pc) in qualunque luogo.
Questo servizio di editing online consente di rompere le barriere fisiche, visto che i dati non vengono salvati sul dispositivo in ufficio, e di ridurre l’invio di e-mail con allegati pesanti. Inoltre, i processi vengono semplificati: chiunque accede a un file modifica sempre l’ultima versione, senza il rischio di lavorare su quella meno aggiornata.

Un’altro vantaggio da non sottovalutare è quelli di essere sempre sicuri di editare la versione giusta dei documenti perché lavorando in cloud non abbiamo innumerevoli invii di allegati ma tutto il team lavorerà , anche in simultanea, sullo stesso progetto. Si potrebbe dire che i file non si spostano.

Tornando all’invio di una e-mail, apparentemente può sembrare che non abbia un impatto sull’ambiente circostante, ma non è così. Se l’azione viene ripetuta milioni di volte al giorno, così come accade, può diventare altamente inquinante. Prima di arrivare al destinatario, i dati compiono un lungo giro attorno al globo, consumando energia e producendo Co2. Anche per questo motivo è sempre più importante e urgente tenere i propri contenuti nel cloud, rendendo così più semplice la loro condivisione con il resto del team.